شاخص‌های انتخاب بهترین BPM

زمانی که عبارت سیستم BPM یا BPMS را جستجو می‌کنید، با هزاران گزینه رو‌به‌رو می‌شوید. برخی‌هایشان ابری هستند و برخی‌ها on-premise. برخی با قیمت تک کاربره و برخی دیگر یک‌بار مصرف هستند. برخی برای حرفه‌ای ها و برخی دیگر برای افراد غیرحرفه‌ای هستند. حال بادرنظر گرفتن بهترین BPMS، از میان تمامی این گزینه‌ها کدام را می‌توان انتخاب کرد؟

سیستم BPM چیست؟

این عبارت که مخفف سیستم مدیریت کسب‌و‌کار است، مدل‌سازی، طراحی، اجرا و حفظ فعالیت‌های کسب‌و‌کار و کارمندانی را ممکن می‌سازد که این کارها را در سازمان‌ها و محیط‌های مختلف مدیریت می‌کنند. این راه‌حل‌های نرم‌افزاری به گونه‌ای طراحی می‌شوند تا به کسب‌و‌کارها در بهینه‌سازی فرآیندهای روزمره کسب‌و‌کاری و رسیدن به اثربخشی و سودمندی کمک کنند.

سیستم BPM چه کاری انجام می‌دهد؟

کارهایی که سیستم مدیریت کسب‌‌و‌کار انجام می‌دهد، عبارتند از:

• فراهم آوردن امکان ساخت فرآیند پیچیده کسب‌و‌کار در سازمان‌ها و مکان‌های مختلف
• نظارت و حفظ فرآیندها برای تضمین اثربخشی بهینه
• اصلاح فرآیندهای موجود برای فراهم آوردن امکان اعمال تغییرات در فرآیند با رشد سازمان

ده ویژگی برتر (1+) بهترین سیستم مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار

1. ابزار ترسیم نمودار بصری فرآیند

مهم‌ترین مسئله درمورد نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار، نمودار جریان فرآیند است. درمیان ابزار مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار، چهار دسته‌بندی وجود دارد:

• ابزار بدون مدل‌سازی – این ابزار از کدنویسی برای پیاده‌سازی فرآیند استفاده می‌کنند.
• داده‌های جمع‌آوری شده از طریق فرم‌های UI – اطلاعات مربوط به فرآیند کسب‌و‌کار از طریق فرم‌ها به دست می‌آید.
• رابط بصری براساس فعالیت – این گزینه نقشه‌ای از کل فرآیند شامل مدیریت عدم‌پذیرش‌ها و استثنا‌ها را در هر مرحله تهیه می‌کند.
• رابط بصری براساس گام‌های کسب‌و‌کار – این مورد به دسته‌بندی سوم شبیه است، با این تفاوت که نیازی نیست کاربر با همه جزیئات سروکله بزند. درعوض، به کاربر این امکان را می‌دهد که بر مسیر اصلی فرآیند کسب‌وکار متمرکز شود و نرم‌افزار به صورت خودکار مسیرهای استثنایی را هنگام انجام عملیات مدیریت می‌کند.

به غیر برنامه‌نویسان دقیق که نیاز به کنترل نامحدود دارند، گزینه چهارم معمولا بهترین گزینه محسوب می‌شود چرا که مبتنی بر نقاط قوت کاربر و سیستم است. کاربر می‌داند چگونه فرآیند باید هربار اجرا شود و سیستم بهترین راه را برای ساخت مسیر دراختیارش قرار می‌دهد.

• طراح فرم Drag and Drop

فرآیند بدون داده به قطار بدون مسافر می‌ماند. هر فرآیند کسب‌وکار برای انتقال پی‌لود (بار مفید) از طریق فرآیند به روشی نیاز دارد. اکثر سیستم‌های BPM برای جمع‌آوری و ویرایش داده‌ها طی فرآیند از فرم استفاده می‌کنند. ابزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار باید میان کاربر مبتدی یا کاربر پیشرفته یکی را انتخاب کند. برای کاربران مبتدی، همه‌چیز باید کاملا ساده‌سازی‌شده و شفاف باشد. از آن سو، کاربران پیشرفته قادرند فرم را شخصی‌سازی کنند و دقیقا به آن شکلی که خودشان می‌خواهند، آن را درآورند.

اگر طراح فرم خیلی ساده‌ای را انتخاب کنید، احتمالا بعد از مدتی برایتان تکراری می‌شود اما خارج شدن از آن سیستم برایتان کار سختی خواهد بود. اگر گزینه بسیار پیچیده‌ای را بردارید، ممکن است کاربرانتان هرگز انتخابش نکنند و به هدفتان نرسید.

• کنترل دسترسی نقش-محور

اگر داده‌‌های حساسی در فرم‌ها و فیلدهای خود دارید، به سیستم BPM نیاز پیدا می‌کنید که بتواند از مهم‌ترین اطلاعات‌تان مراقبت کند. دسترسی ممکن است شامل ویرایش‌پذیر کردن فیلد، read-only (فقط خواندنی) یا کاملا پنهان باشد.

اکثر ابزار BPM نوعی کنترل دسترسی را در فرم ارائه می‌دهند. با این حال، حالات زیر را درنظر بگیرید:

• می‌خواهید دسترسی به بخشی از فرم‌تان را فقط به برخی افراد محدود کنید.
• می‌خواهید دسترسی به بخش خاصی را برای تمام گروه بدون وارد کردن اسامی‌شان ممکن کنید.
• می‌خواهید برخی فیلدها فقط براساس داده‌های نشان‌داده شده در دیگر فیلدها نمایش داده شوند.
• می‌خواهید در مراحل یا گام‌های مختلف فرآیند کسب‌وکار، به تمامی موارد بالا دست پیدا کنید.

BPM Suite انتخابی‌تان باید بتواند تمامی این حالات را به راحتی مدیریت کند.

• پشتیبانی از موبایل

اگر سیستم BPM موردنظرتان حداقل از سیستم اندروید و iOS پشتیبانی نکند، بدون درنگ باید آن را کنار بگذارید. فرآیندهای کسب‌وکار روزبه‌روز موبایلی‌تر می‌شوند و کاربرانتان به اپلیکیشن‌هایی که فقط با سیستم عامل‌های کامپیوتری کار می‌کنند، تمایل چندانی نشان نخواهند داد.

سیستم BPM ابری را انتخاب کنید که از کاربری موبایل پشتیبانی می‌کند و کاملا قابلیت استفاده را برای کاربران موبایل ارائه می‌دهد.

• ویژگی‌های مدیر قدرتمند

حتی بهترین نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار گاهی دچار اشکال می‌شود که غالبا بخاطر کاری عجیب از طرف کاربر است. به همین منظور، به راهی برای مدیریت و ویرایش فرآیند نیاز دارید که هربار مستلزم متخصصی گران‌قیمت نباشد.

مدیر درون‌سازمانی‌تان باید بتواند واگذاری مجدد وظایف فردی، تقسیم مجدد بار، حذف آیتم، انتقال آیتم‌ها به وضعیت تکمیل‌شده و ویرایش فرم‌های موردنیاز در فرآیند کسب‌وکار را انجام دهد. بدون این قابلیت‌ها، کنترل‌تان در دست نرم‌افزار BPM و رفتار کاربرانتان می‌افتد.

• Single Sign-On

اگر عضو شرکت‌های عظیم هستید، single sign-on احتمالا گزینه‌ای اجباری برای هر نوع نرم‌افزار جدید براساس سیاست‌های IT شما باشد. SSO به کاربر اجازه می‌دهد با یک هویت مشخص در چند پلتفرم نرم‌افزاری مستقل وارد سیستم شود. این موضوع به تیم‌های IT کمک می‌کند اجازه دسترسی را فراهم آورند و فعالیت‌ها را ردیایی کنند.

برخی از سیستم‌های BPM به Single Sing-On مجهز هستند اما ممکن است گزینه‌های محدودی داشته باشند. ابتدا مطمئن شوید سیستم موردنظرتان را انتخاب کرده‌اید.

• یکپارچگی با نرم‌افزارهای موجود

راه‌حل ‌BPMای که نمی‌تواند با دیگر نرم‌افزارهای مرکزی تعامل کند، به کار کمتر شرکتی می‌آید. بدون قابلیت یکپارچگی، بسیاری از انتقالات رفتی و برگشتی داده‌ها به روی دوش خودتان خواهد افتاد که عملا از اتوماسیون بی‌بهره می‌مانید. بدون یکپارچگی‌های قوی، ابزار BPM به شکست کامل می‌انجامد.

این یکپارچگی‌ها باید پشتبیانی مفصل API، وب‌هوک‌، REST API و خیلی چیزهای دیگری را درخود داشته باشند.

• گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل داده‌ها

بدون گزارش‌دهی عالی، سیستم BPM صرفا یک ابزار گردش کار است. باوجوداین، بسیاری از ابزار BPM آمار ازپیش آماده یا معیارهایی درمورد فرآیند ارائه نمی‌دهند. همچنین ارائه گزارش درباره داده‌های فرم باید قدرمند و قابلیت شخصی‌سازی داشته باشد. باید قادر به تولید گزارش‌هایی باشید که:

• متوسط زمان برای تکمیل هر گام و تمامی آیتم‌ها
• تصویری اجمالی از تمامی آیتم‌های باز
• بسامد عدم پذیرش یا تغییرمسیر آیتم‌ها

را در اختیارتان قرار دهد.

گزارش‌ها همچنین باید چیزی بیش از فایل‌های CSV صادرشده باشند. در ابزار BMP‌های عالی، چارت‌سازهای شخصی وجود دارد که بهتان اجازه می‌دهد از طیف وسیعی از گراف‌ها و نقشه‌های گرمایی استفاده کنید.

• عملکرد برای کاربران تعداد بالا

در عصری زندگی می‌کنیم که تیم کوچکی متشکل از سه تا چهار مهندس می‌تواند محصولی درست کرده و آن را در وبسایت خود به عنوان «بهترین سیستم BPM» عرضه کند. حتی اگر تمامی دیگر ویژگی‌هایی که بحث کردیم، داشته باشد، عملکرد نرم‌افزار با 100 کاربر با عملکردش با 1 میلیون کاربر متفاوت خواهد بود.

خوب بررسی کنید که ارائه‌دهنده نرم‌افزار BPM احتمالی‌تان چند مشتری دارد. روی چه سیستم‌هایی محصولشان را ساخته‌اند؟ آیا با افزایش تعداد کاربران قادر به انجام کار خواهند بود؟

1. معیارهای عملکرد فرآیند

تمامی فرآیندهای کسب‌وکار موعد مقرر دارند اما همه‌شان معیار به موقع بودن را برآورده نمی‌کنند. در چنین شرایطی لازم است رهبران کسب‌وکار عامل تاخیر را شناسایی کنند و اقدام به برطرف کردن آن کنند.

معیارهای عملکرد فرآیند (Process Performance Metrics) ابزاری است که به شرکت‌ها در یافتن مشکلات فرآیند و گرفتن تصمیمات مهم به منظور بهبود فرآیندهای بی‌اثر کمک می‌کند. در BPM، این معیارها داده‌های سیستم هستند که به طور خودکار جمع‌آوری شده و توسط مدیر فرآیند ارزیابی می‌شوند تا مشخص شود مشکل به دلیل کدام یک از موارد زیر است:

• ضعف در مدل‌سازی فرآیند
• ضعف در اجرای فرآیند
• 11. همکاری  و تعامل

فرآیندها اغلب مستلزم بحث‌های زمینه‌ای، به اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسات و دیگر تبادل اطلاعاتی است که باید در همان مکانی اتفاق بیافتند که کار انجام می‌شود.

همکاری باعث می‌شود گفت‌و‌گوها متمرکز بمانند و کل تیم درباره بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها نظر بدهند.