مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختار‌یافته در سازمان است. این رویکرد برای بهبود فرآیندهای سازمان در انجام کار، خدمت به مشتریان و ایجاد ارزش تجاری استفاده می‌شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا ارتقای تنوع نیروی کار کمک می‌کند.
راهنمای مدیریت فرآیند کسب و کار برای مدیران
در BPM (مدیریت فرآیند کسب و کار) برای بهبود کسب وکار از روش‌های مختلفی استفاده می‌شود. تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، نحوه عملکرد در سناریو‌های مختلف، اعمال تغییرات، نظارت بر فرآیند جدید و بهبود مستمر برای هدایت نتایج، از مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار هستند.
5 مرحله چرخه حیات BPM چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار گستره‌ی وسیعی دارد. چرخه حیات BPM می‌تواند ماه‌ها طول بکشد و به برنامه ریزی دقیق نیاز دارد. بیشتر کارشناسان برای مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار 5 مرحله در نظر می‌گیرند:.
1. طراحی: تجزیه و تحلیل فرآیند فعلی کسب و کار برای بهبود، اولین مرحله حیات چرخه است. قوانین فعلی کسب و کار را بشناسید و رسیدن به نتایج مطلوب را با هدف‌های سازمان تطبیق دهید.
2. مدل‌سازی: در مدل‌سازی شناسایی، تعریف و بازنمایی از فرآیند جدید اتفاق می‌افتد. با توجه به ذینفعان سازمان و قوانین فعلی کسب و کار مدل جدیدی در آن کسب و کار بازسازی می‌شود.
3. پیاده‌سازی: طرح خود را ابتدا در گروه‌های کوچک سپس در میان کاربران به اجرا درآورید. استاندارد سازی و اتوماسیون سازی را انجام دهید. به خطاها و مشکلات ایجاد شده توجه کنید.
4. نظارت: بر روی فرآیند در حال اجرا نظارت کنید. شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، را با توجه به گزارش‌های شاخص ارزیابی کنید. بر شاخص‌های مقیاس کلان و مقیاس خُرد توجه کنید.
5. بهینه‌سازی: به بهبود فرآیند کسب و کار به طور مداوم ادامه دهید. استفاده از سیستم گزارش‌دهی مناسب باعث می‌شود سازمان بتواند اقدامات خود را سریع‌تر و بهتر بهینه‌سازی کند. BPO، در برطرف کردن مشکلات پیش آمده کمک می‌کند.
6. مهندسی مجدد: این مرحله زمانی اتفاق می‌افتد که فرآیند کسب و کار موجود، دیگر موجب نتایج مطلوب کسب و کار نمی‌شود و باید یک فرآیند جدید و اساسی دیگر انجام داد.
فرآیندهای موثر برای رسیدن به اهداف کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است زیرا فرآیندهای تجاری مطلوب باعث موفقیت شرکت می‌شوند. فرآیندهایی که به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا اهداف تجاری را پیش ببرند، شامل موارد زیر هستند:
توسعه و ساخت محصول جدید
انجام سفارش محصول
مدیریت خدمات مشتری
جذب یک کارمند جدید
آن‌ها بطور معمول افراد، سیستم‌های فناوری اطلاعات و سایر ماشین‌آلات را در کسب و کار درگیر می‌کنند و همچنین می‌توانند موجب برون‌سپاری فرآیندهای کسب و کار شوند.
مراحل تکرارپذیر به سازمانها کمک می‌کند تا منابع مورد نیاز را پیش بینی کنند، خطر تخصیص کم یا بیش از حد منابع را کاهش دهند. با اندازه‌گیری مراحل، ضعف‌ها و چالش‌ها آشکار می‌شود و راه برای بهبود فرآیند کسب و کار بالقوه مشخص می‌شود.
مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار
درک و انجام درست BPM، برای سازمان و شرکت می‌تواند ارائه محصولات و خدمات، هماهنگی فرآیندها با اهداف تجاری سازمان، سازگاری با تغییرات و نیازهای مشتریان، پاسخ‌دهی سریع و موثر به نیازها را با هزینه‌های کمتر ایجاد کند.
چالش‌های مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
در مدیریت فرآیند کسب و کار برای به حداکثر رساندن مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار سازمانها، باید برای چالش‌های پیش رو آماده باشند و برای رسیدگی به آن‌ها برنامه داشته باشند.
موانع زیر رایج ترین دلایل شکست مدیریت فرآیند کسب و کار هستند:
– عدم پذیرش و پشتیبانی اجرایی
– اهداف و مقاصد تجاری نامشخص
– زیرساخت‌های آزمایش ناکافی
– سردرگمی در ابزار مناسب کار
– ردیابی ضعیف فرآیند
– فرآیندهای پنهان آسیب پذیر در برابر خرابی
– قراردادها و مشوق‌های غیر قابل انعطاف شخص ثالث
–
انواع مدیریت فرآیند کسب و کار
به دلیل گسترده بودن BPM، برخی کارشناسان دیدگاه‌های مختلفی را در نحوه اجرا آن بیان می‌کنند:
سیستم محور(System- centric):
تمرکز این نوع BPM بر فرآیندهای مربوط به جریان‌های کاری در سیستم‌های تجاری است که بدون دخالت زیاد انسان عمل می‌کنند و در برنامه‌های سازمانی ادغام می‌شوند. دو نمونه از مدیریت سیستم محور فرآیندهای خودکار در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی هستند.
انسان محور(Human- centric):
تمرکز این محور بر افراد است. این فرآیندها برنامه‌های تجاری را شامل می‌شوند که دارای ویژگی‌های تعامل انسانی مانند پذیرش سازمانی کارمندان، خدمات مشتری، بررسی شکایت، پر کردن گزارش هزینه هستند.
سند محوری(Document- centric):
هنگامی‌که رویکرد بر اسناد توجه دارد، مدیریت فرآیند سند محور روی کار می‌آید. در طول روند کار مسیریابی، قالب‌بندی، تایید و دریافت سند امضاء شده ممکن می‌شود.
نحوه استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار
برنامه‌های کاربردی BPM در بسیاری از بخش‌های یک سازمان استفاده می‌شود. نمونه‌هایی از نحوه‌ی استفاده آن در دستیابی به اهداف تجاری در زیر آمده است:
منابع انسانی: با استفاده ازنرم‌افزار BPM می‌توان بخش‌های منابع انسانی را با ساده‌سازی بررسی جدول‌های زمانی کارآمدتر کرد. یکی دیگر از حوزه‌های منابع انسانی، استخدام است که BPM می‌تواند بسیاری از مراحل فرآیند را بهبود و سرعت بخشد.
هنگامی که وظایف منابع انسانی به صورت سند خودکار باشد، باعث کاهش استفاده از فرم‌های کاغذی در سراسر شرکت می‌شود.
بودجه: بخش‌های مالی از فرآیندهای سیستم محور و انسان محور، هر روز اسناد مختلفی را دریافت می‌کند. حجم زیادی از ایمیل‌ها و فرم‌های کاغذی در مورد فرآیندهای مالی داخلی و خارجی شرکت هستند.
به عنوان مثال، یک پلت فرم BPM در بخش‌های مالی، پردازش درخواست‌های سفر کارکنان را سریع‌تر انجام می‌دهد و همچنین می‌تواند فرآیندهای خرید را ساده کند.
فروش: تیم‌های فروش، ترکیبی از فرآیندهای انسان محور و سیستم محور هستند. هماهنگ کردن مبادله قیمت‌ها و فاکتورهای فروش و کوتاه کردن چرخه فروش را می‌توانند ابزارهای BPM انجام دهند.
و در آخر
فرآیند BPM یک پروژه تجاری است و فرآیند BPM را نمی توان یک پروژه فناوری دانست. BPM ممکن است شامل اتوماسیون باشد. همچنین BPM یک رشته فنی و یک ذهنیت است.
سازمانها با استفاده از BPM باید ارزش رویکرد فرآیند را در تحقق اهداف تجاری و بهبود مستمر فرآیند ببینند.
